Um bom briefing para estande de feira reúne as informações necessárias para orientar projeto, orçamento, layout e execução.
Solicitar um projeto de estande parece simples: informar a metragem, enviar algumas referências e aguardar uma proposta.
Na prática, quanto melhor a empresa responsável pelo projeto compreender como o estande será utilizado, mais condições terá de desenvolver uma solução coerente com a operação prevista para a feira.
Um briefing de estande não precisa ser um documento complexo. Precisa, principalmente, conter as informações certas.
Área contratada, posição dentro do pavilhão, produtos que serão apresentados, quantidade de pessoas trabalhando, reuniões previstas, necessidades de armazenamento e até a forma como a empresa pretende receber seus clientes influenciam diretamente o projeto.
Antes de solicitar uma proposta, portanto, vale organizar essas informações.
Comece pelas informações da feira e da área contratada
O primeiro passo é identificar claramente o evento.
Nome da feira, local, período de realização e datas previstas para montagem e desmontagem ajudam a situar o projeto dentro das condições reais de execução.
Também é importante encaminhar a planta da área contratada.
Mais do que a metragem total, a planta permite identificar dimensões, posição do estande no pavilhão e quantidade de lados abertos para circulação.
Um espaço de 100 m² em formato de ilha, por exemplo, possui condições de acesso diferentes de um estande com a mesma metragem localizado entre dois vizinhos.
Essas características interferem na distribuição dos ambientes, na comunicação visual e nas possibilidades de acesso.
Quando disponível, também vale encaminhar o manual do expositor ou regulamento técnico do evento. Alturas permitidas, recuos, estruturas suspensas e outras limitações podem afetar decisões importantes do projeto.
Explique o objetivo da participação
Uma das informações mais importantes do briefing não está na planta.
Está no motivo pelo qual a empresa decidiu participar daquela feira.
O objetivo pode ser apresentar produtos, receber distribuidores, lançar uma novidade, realizar demonstrações, prospectar novos clientes ou fortalecer o relacionamento com uma carteira já existente.
Cada situação cria necessidades diferentes.
Uma empresa que pretende realizar diversas reuniões pode precisar de mesas e salas reservadas. Outra, que apresentará equipamentos, talvez precise destinar grande parte da área à demonstração.
Por isso, antes de pensar na estética, é importante explicar o que precisa acontecer dentro daquele espaço durante os dias do evento.
O projeto deve ajudar essa operação a funcionar.
O que incluir no briefing para estande de feira
Quanto mais completo for o briefing para estande de feira, menor a necessidade de revisões durante o desenvolvimento do projeto.
Produtos também fazem parte do briefing.
Quando houver equipamentos, máquinas, vitrines ou produtos de dimensões relevantes, o ideal é encaminhar medidas, peso e, sempre que possível, fotografias ou arquivos técnicos.
No caso de máquinas em funcionamento, apenas sua dimensão externa pode não ser suficiente.
É necessário considerar abertura de portas, áreas de operação, abastecimento, circulação do operador e instalações eventualmente necessárias.
Produtos menores também precisam ser entendidos.
Quantidade de itens, forma de exposição, necessidade de vitrines, prateleiras, iluminação específica ou demonstração ao público ajudam a definir soluções mais adequadas desde o início.
Quanto menos informações forem deixadas para depois, menor tende a ser a necessidade de reorganizar o projeto durante seu desenvolvimento.
Descreva como o estande funcionará durante a feira
Esse talvez seja um dos pontos mais esquecidos em um briefing.
Quantas pessoas trabalharão no estande?
Haverá reuniões agendadas?
Quantas podem acontecer ao mesmo tempo?
Será servido café ou alguma alimentação?
Haverá distribuição de brindes ou amostras?
É necessário depósito?
Algum produto precisa ser reposto constantemente?
Haverá apresentações ou demonstrações para grupos de visitantes?
Essas respostas ajudam a transformar metragem em ambientes.
Um depósito muito pequeno pode se tornar um problema durante três ou quatro dias de evento. Uma copa mal posicionada pode interferir no atendimento. Mesas demais podem comprometer a circulação.
É por isso que um bom layout deve ser pensado a partir da utilização real do estande e não apenas de sua aparência.
Informe quais ambientes são realmente necessários
Depois de explicar a operação, fica mais fácil definir os ambientes.
Recepção, salas de reunião, mesas abertas, lounge, copa, depósito, vitrines, balcões de atendimento e áreas de demonstração devem existir porque cumprem determinada função.
Inserir todos esses elementos simplesmente porque são comuns em estandes pode produzir o efeito contrário: muitos ambientes disputando uma área que não comporta todos adequadamente.
Vale estabelecer prioridades.
Se receber clientes com privacidade é indispensável, uma sala pode ter maior importância. Se o objetivo principal é mostrar equipamentos, a área de exposição talvez seja o elemento central.
O projeto precisa refletir essas escolhas.
Identidade visual e comunicação também entram no briefing
Logotipos, manual de identidade visual, cores institucionais e materiais utilizados pela empresa ajudam a orientar a linguagem do projeto.
Mas comunicação visual não significa apenas aplicar uma marca sobre uma parede.
Também é importante informar quais produtos, mensagens ou divisões de negócio precisam ganhar destaque.
Em determinadas feiras, uma empresa pode querer enfatizar um lançamento específico. Em outra participação, pode desejar apresentar diversas linhas de produtos com pesos semelhantes.
Essa hierarquia interfere na distribuição da comunicação, nos elementos de destaque e na própria arquitetura.
Arquivos de logotipo em boa resolução ou formato vetorial também evitam problemas quando o projeto avançar para produção.
Referências visuais ajudam — desde que sejam tratadas como referências
Enviar imagens de estandes que a empresa considera interessantes é bastante útil.
Elas ajudam a identificar preferências por determinados materiais, formas, cores, níveis de abertura, iluminação ou linguagem arquitetônica.
Mas a referência não precisa ser encarada como um projeto a ser reproduzido.
É mais produtivo explicar o que chamou atenção naquela imagem.
Foi o formato da testeira?
A iluminação?
O acabamento em madeira?
A forma como os produtos aparecem?
O ambiente mais aberto?
Essa informação ajuda o arquiteto a compreender a intenção por trás da referência e desenvolver uma solução própria para a marca.
A faixa de investimento também é uma informação de projeto
Esse é um ponto que muitas empresas preferem não informar inicialmente, mas conhecer uma referência de investimento pode tornar o desenvolvimento mais objetivo.
Projetos de estandes podem utilizar soluções construtivas, materiais e acabamentos muito diferentes.
Sem qualquer parâmetro financeiro, é possível desenvolver uma proposta tecnicamente interessante, mas incompatível com aquilo que a empresa pretende investir.
Conhecer uma faixa não significa simplesmente utilizar todo o orçamento disponível.
Significa projetar dentro de uma realidade.
Isso permite priorizar aquilo que realmente importa e evitar sucessivas alterações posteriormente apenas para reduzir custos.
Informe o que já está contratado ou será fornecido separadamente
Nem tudo necessariamente fará parte do escopo da montadora.
Televisores, painéis de LED, equipamentos de áudio, internet, buffet, recepcionistas, plantas, máquinas, mobiliários específicos e outros fornecedores podem ser contratados diretamente pelo expositor.
Essas informações precisam aparecer no briefing mesmo assim.
Um painel de LED fornecido por terceiro, por exemplo, ainda precisa ocupar determinada posição e pode exigir estrutura, energia e acesso para instalação.
O mesmo vale para equipamentos que chegarão ao estande antes ou durante a montagem.
Projeto e operação precisam conversar.
Prazos de aprovação também interferem no processo
O prazo não começa apenas no primeiro dia de montagem.
Antes disso existem etapas de desenvolvimento, alterações, aprovação, detalhamento técnico, compra de materiais, produção e logística.
Quanto mais tarde decisões importantes forem tomadas, menos possibilidades existem para rever soluções sem interferir nas etapas seguintes.
Por isso, ao iniciar uma cotação, vale informar também o cronograma interno da empresa.
Se o projeto depender da aprovação de diferentes departamentos, matriz internacional ou outros responsáveis, isso deve ser considerado desde o início.
O que enviar para solicitar um projeto de estande
Um briefing inicial pode ser bastante objetivo. Para começar uma conversa com a empresa responsável pelo projeto, procure reunir:
- nome da feira, local e datas;
- planta e metragem da área contratada;
- posição do estande e lados abertos;
- manual do expositor, quando disponível;
- objetivo da participação;
- produtos ou equipamentos que serão apresentados;
- quantidade aproximada de profissionais no estande;
- necessidade de reuniões, demonstrações, copa e depósito;
- identidade visual e arquivos da marca;
- referências de projetos e acabamentos;
- fornecedores ou equipamentos contratados separadamente;
- faixa de investimento prevista;
- prazo necessário para apresentação e aprovação do projeto.
Nem todas essas informações estarão disponíveis no primeiro contato.
O importante é iniciar o processo com aquilo que já está definido e identificar rapidamente o que ainda precisa ser decidido.
Um bom briefing reduz decisões baseadas apenas em aparência
Perspectivas em 3D são importantes para visualizar o projeto, mas representam apenas parte da análise.
Antes de aprovar um estande, é necessário entender se os ambientes funcionam, se os produtos cabem adequadamente, se a circulação permanece livre e se a estrutura atende à rotina prevista para o evento.
Por isso, briefing, layout de estande e projeto estão diretamente relacionados.
Quanto melhor forem compreendidas as necessidades antes do início do desenvolvimento, mais sentido cada elemento do estande poderá ter.
A pergunta deixa de ser apenas “o estande ficou bonito?” e passa a incluir outra igualmente importante:
“Ele funcionará bem quando a feira estiver acontecendo?”
Do briefing afo projeto e à montagem
Um bom briefing não precisa definir antecipadamente todas as soluções.
Essa é justamente uma das funções do desenvolvimento do projeto.
O papel do briefing é oferecer informações suficientes para que as decisões sejam tomadas com contexto.
A partir dele, arquitetura, materiais, circulação, comunicação visual e soluções construtivas podem ser desenvolvidos de forma integrada.
Na Vertical Stands, projeto, planejamento técnico e montagem são tratados como partes de um mesmo processo, permitindo que aquilo que foi definido durante o desenvolvimento seja analisado também sob a perspectiva de sua execução.
Se sua empresa está planejando uma próxima participação em feira, encaminhar a planta do espaço e essas informações iniciais já é um bom ponto de partida para começarmos a conversa.
